Εταιρική εκδήλωση εκτός πόλης: οδηγός οργάνωσης βήμα βήμα

Μια εταιρική εκδήλωση έξω από το κέντρο της πόλης αλλάζει τον ρυθμό της ημέρας. Οι συνάδελφοι αφήνουν το γραφείο πίσω τους, ο χρόνος κυλά πιο χαλαρά και οι συζητήσεις ανοίγουν πιο εύκολα. Για να πετύχει όμως, χρειάζεται σχέδιο που ξεκινά αρκετές εβδομάδες πριν και καλύπτει τα πρακτικά: αριθμό καλεσμένων, μετακίνηση, φαγητό, πρόσβαση, τεχνικά θέματα και καιρό.

Σκοπός της εκδήλωσης και διάταξη του χώρου

Μια παρουσίαση νέου προϊόντος, ένα workshop, μια γιορτή τέλους χρονιάς ή μια ημέρα γνωριμίας για νέους συνεργάτες έχουν διαφορετικές ανάγκες. Η παρουσίαση θέλει καθίσματα με καλή ορατότητα, καθαρό ήχο και οθόνη. Το workshop θέλει τραπέζια εργασίας και ησυχία. Η γιορτή θέλει χώρο για κίνηση, μουσική και μπουφέ. Γράψτε σε μία πρόταση τι θέλετε να κρατήσουν οι καλεσμένοι φεύγοντας. Με αυτή την πρόταση κρίνετε κάθε επόμενη επιλογή, από τη διάταξη μέχρι το μενού.

Η χωρητικότητα ενός χώρου δεν είναι ένας μόνο αριθμός. Αλλάζει ανάμεσα σε καθιστό και όρθιο set up, όπως και ανάμεσα σε εσωτερικό και εξωτερικό χώρο. Ζητήστε τα νούμερα και για τις δύο διατάξεις και αφήστε περιθώριο για ομιλητές, συνεργάτες και προσωπικό. Αν το πρόγραμμα έχει πρώτα ομιλίες και μετά δείπνο ή πάρτι, ρωτήστε αν η διάταξη θα αλλάξει μέσα στη βραδιά και πόσο χρόνο θέλει αυτή η αλλαγή.

Στα βόρεια προάστια, για παράδειγμα, όποιος ψάχνει χώρο για εταιρικά events στην Πάρνηθα θα βρει το κτήμα Green Hall στο 20ό χιλιόμετρο της Λεωφόρου Πάρνηθος, στις Αχαρνές. Ο χώρος δημοσιεύει καθαρά στοιχεία: κλιματιζόμενη και εξαεριζόμενη εσωτερική αίθουσα για 250 άτομα καθιστά ή 500 όρθια, και εξωτερικό χώρο για 450 άτομα καθιστά ή 900 όρθια. Τέτοια στοιχεία σας επιτρέπουν να συγκρίνετε επιλογές με βάση τον δικό σας αριθμό και όχι με γενικές περιγραφές.

Μετακίνηση, στάθμευση και πρόσβαση για όλους

Όταν η εκδήλωση γίνεται εκτός κέντρου, η διαδρομή είναι μέρος της εμπειρίας. Στείλτε στους καλεσμένους σαφείς οδηγίες, σημείο στον χάρτη και ώρα άφιξης. Ρωτήστε από νωρίς πόσοι θα έρθουν με αυτοκίνητο και ελέγξτε αν ο χώρος διαθέτει δικό του πάρκινγκ και πόσες θέσεις. Για μεγάλες ομάδες, ένα μισθωμένο λεωφορείο από ένα κεντρικό σημείο μειώνει τα αυτοκίνητα, διευκολύνει την επιστροφή όσων θα πιουν ένα ποτό και φέρνει όλους μαζί στην ώρα τους.

Μια εκδήλωση πετυχαίνει όταν μπορούν να συμμετέχουν όλοι. Η ομάδα προσβασιμότητας της βρετανικής κυβέρνησης προτείνει να ρωτάτε ήδη στην πρόσκληση ή στη σελίδα εγγραφής αν κάποιος χρειάζεται κάτι για να συμμετέχει πλήρως, και να ελέγχετε ότι ο χώρος είναι προσβάσιμος με αναπηρικό αμαξίδιο. Στην επίσκεψη ελέγχου δείτε ράμπες, τουαλέτες, απόσταση από το πάρκινγκ και φωτισμό στα σημεία διέλευσης. Το Green Hall, για παράδειγμα, αναφέρει ράμπες πρόσβασης και τουαλέτες για άτομα με ειδικές ανάγκες, καθώς και ιδιόκτητο φυλασσόμενο πάρκινγκ 100 αυτοκινήτων.

Φαγητό, ειδικές διατροφικές ανάγκες και αλλεργιογόνα

Το μενού πρέπει να ταιριάζει στο πρόγραμμα: ελαφρύ γεύμα για ένα workshop, πλήρες δείπνο για μια βραδινή γιορτή. Συγκεντρώστε μέσα από τη φόρμα εγγραφής τις διατροφικές ανάγκες των καλεσμένων, όπως χορτοφαγική διατροφή ή αλλεργίες, και στείλτε τις έγκαιρα στον υπεύθυνο του catering.

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή επισημαίνει ότι ο Κανονισμός (ΕΕ) 1169/2011 προβλέπει υποχρεωτική ενημέρωση για τα αλλεργιογόνα και στα μη προσυσκευασμένα τρόφιμα, όπως αυτά που σερβίρονται σε εστιατόρια και καφέ. Ζητήστε λοιπόν από τον χώρο ή τον τροφοδότη να φαίνεται καθαρά ποια πιάτα περιέχουν αλλεργιογόνα, ειδικά στον μπουφέ, όπου οι καλεσμένοι σερβίρονται μόνοι τους και δεν έχουν πάντα κάποιον να ρωτήσουν.

Καιρός και σχέδιο Β για τους εξωτερικούς χώρους

Ένας κήπος δίνει χαρακτήρα σε μια εταιρική βραδιά, όμως ο καιρός δεν ελέγχεται. Προτιμήστε χώρο που έχει και εσωτερική αίθουσα αρκετή για όλη την ομάδα, ώστε η εκδήλωση να μεταφερθεί μέσα αν χρειαστεί. Συμφωνήστε από πριν μέχρι πότε θα παρθεί η απόφαση και ποιος θα την πάρει.

Το καλοκαίρι υπολογίστε και τη ζέστη. Ο ΕΟΔΥ συστήνει σε περιόδους καύσωνα να πίνουμε άφθονα υγρά, να μένουμε σε σκιερά και δροσερά μέρη, να φοράμε ελαφριά και ανοιχτόχρωμα ρούχα και να περιορίζουμε την άσκηση όσο διαρκεί η ζέστη. Για μια εκδήλωση αυτό σημαίνει νερό διαθέσιμο παντού, σκίαση, δραστηριότητες team building στις πιο δροσερές ώρες και μια σύντομη οδηγία για το ντύσιμο στην πρόσκληση.

Ήχος, φως και τεχνική προετοιμασία

Κάντε λίστα με όσα χρειάζεστε: μικρόφωνα, προβολέα ή οθόνη, σύνδεση για laptop, διαδίκτυο, πρίζες για catering ή σταντ. Ζητήστε δοκιμή ήχου και εικόνας πριν φτάσουν οι καλεσμένοι και ορίστε ένα άτομο της εταιρείας που θα συνεννοείται με τον τεχνικό του χώρου. Ο φωτισμός επηρεάζει πολύ την ατμόσφαιρα, ειδικά όταν η βραδιά περνά από τις ομιλίες στο δείπνο και μετά στη μουσική, οπότε ρωτήστε τι δυνατότητες υπάρχουν για κάθε φάση.

Βιωσιμότητα με απλά βήματα

Όλο και περισσότερες εταιρείες θέλουν οι εκδηλώσεις τους να συμφωνούν με τις δεσμεύσεις τους για το περιβάλλον και την κοινωνία. Το διεθνές πρότυπο ISO 20121 για συστήματα διαχείρισης βιωσιμότητας εκδηλώσεων απευθύνεται σε κάθε οργανισμό που σχεδιάζει ή υλοποιεί εκδηλώσεις, κάθε τύπου και μεγέθους, και καλύπτει κοινωνικές, οικονομικές και περιβαλλοντικές επιπτώσεις. Η έκδοση του 2024 δίνει έμφαση και στη συμπερίληψη. Δεν χρειάζεστε πιστοποίηση για να κρατήσετε τη λογική του: κοινή μετακίνηση, σωστή εκτίμηση ποσοτήτων για λιγότερη σπατάλη φαγητού και ψηφιακές προσκλήσεις αντί για έντυπο υλικό.

Μια καλή εταιρική εκδήλωση δεν κρίνεται μόνο από το μενού ή τη μουσική. Κρίνεται από το αν όλοι έφτασαν εύκολα, αν ένιωσαν άνετα και αν το μήνυμα της ημέρας πέρασε. Με σαφή σκοπό, σωστά νούμερα, σχέδιο για τον καιρό και φροντίδα για κάθε καλεσμένο, η ημέρα έξω από την πόλη γίνεται μια εμπειρία που η ομάδα θα θυμάται.

Πηγές

• European Commission, Food information to consumers – legislation. https://food.ec.europa.eu/food-safety/labelling-and-nutrition/food-information-consumers-legislation_en
• ΕΟΔΥ, Καύσωνας. https://eody.gov.gr/el/nosimata/mi-metadotika/perivallon-ygeia/odigies-perivallontikis-ygeias/kausonas
• Accessibility in government (GOV.UK), Advice for making events and presentations accessible. https://accessibility.blog.gov.uk/2018/03/13/advice-for-making-events-and-presentations-accessible/
• ISO, ISO 20121:2024 Event sustainability management systems – Requirements with guidance for use. https://www.iso.org/standard/86389.html

Σχετικοί οδηγοί

Πώς κάνω SEO μόνος μου: τι συστήνει η ίδια η GoogleΠολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων θέλουν να καταλάβουν τι σημαίνει στην πράξη το SEO πριν αποφασίσουν αν...Δημιουργία λογοτύπου: τι αρχεία να ζητήσετεΤο λογότυπο είναι συνήθως το πρώτο κομμάτι της επιχείρησης που βλέπει κάποιος, σε μια πινακίδα, σε...Καταστροφείς εγγράφων: πώς επιλέγετε σωστά για το γραφείοΚάθε γραφείο παράγει χαρτί που δεν πρέπει να καταλήξει ολόκληρο στον κάδο. Συμβάσεις, καταστάσεις μισθοδοσίας, αντίγραφα...