Λογιστικά και Φοροτεχνικά Γραφεία: Οδηγός για Επιχειρηματίες

Ο λογιστής δεν είναι ο άνθρωπος που βλέπετε μία φορά τον χρόνο για τη φορολογική δήλωση. Σε μια επιχείρηση, η συνεργασία είναι συνεχής και επηρεάζει αποφάσεις που φαίνονται άσχετες με τη λογιστική: πώς τιμολογείτε, πότε προσλαμβάνετε, πώς πληρώνεστε από τους πελάτες σας. Ο οδηγός αυτός δείχνει τι κάνει ένα λογιστικό γραφείο μέσα στη χρονιά και πώς να επιλέξετε συνεργάτη.

Η χρονιά μιας επιχείρησης

Οι υποχρεώσεις μιας επιχείρησης δεν συγκεντρώνονται σε μία περίοδο. Υπάρχουν μηνιαίες και περιοδικές δηλώσεις, υποχρεώσεις που αφορούν το προσωπικό, ηλεκτρονική διαβίβαση παραστατικών, και στο τέλος της χρήσης το κλείσιμο και οι ετήσιες δηλώσεις. Ένα οργανωμένο γραφείο κρατά ημερολόγιο υποχρεώσεων και σας ειδοποιεί εγκαίρως, αντί να ζητά στοιχεία την τελευταία στιγμή.

Οι προθεσμίες και οι διαδικασίες αλλάζουν συχνά, οπότε το πιο σημαντικό δεν είναι να τις γνωρίζετε εσείς απ’ έξω, αλλά να έχετε συνεργάτη που τις παρακολουθεί και σας ενημερώνει με απλά λόγια.

Παραστατικά και ηλεκτρονικά βιβλία

Η ηλεκτρονική διαβίβαση των παραστατικών στην ΑΑΔΕ έχει αλλάξει τον τρόπο που δουλεύουν επιχείρηση και λογιστής. Τα δεδομένα φτάνουν πλέον σε πραγματικό χρόνο, οπότε τα λάθη και οι παραλείψεις εντοπίζονται πιο γρήγορα. Για την επιχείρηση αυτό σημαίνει ότι η τακτική, σωστή έκδοση παραστατικών είναι πιο κρίσιμη από ποτέ.

Ρωτήστε το γραφείο πώς θέλει να λαμβάνει τα στοιχεία σας και σε ποια συχνότητα. Μια σταθερή ροή, για παράδειγμα αποστολή κάθε εβδομάδα, κάνει τη δουλειά φθηνότερη και ταχύτερη για όλους, σε σχέση με έναν φάκελο που φτάνει γεμάτος στο τέλος του τριμήνου.

Μισθοδοσία και προσωπικό

Αν έχετε εργαζόμενους, οι υποχρεώσεις πολλαπλασιάζονται: προσλήψεις και αποχωρήσεις, ωράρια και βάρδιες, υπερωρίες, άδειες, ασφαλιστικές εισφορές. Οι δηλώσεις πρέπει να γίνονται εμπρόθεσμα, γιατί οι εκπρόθεσμες επιφέρουν κυρώσεις. Ένα γραφείο που αναλαμβάνει και τη μισθοδοσία συντονίζει αυτά τα κομμάτια μεταξύ τους, ώστε να μη δηλώνεται κάτι διαφορετικό από αυτό που πράγματι συμβαίνει στην επιχείρηση.

Πριν από τις μεγάλες αποφάσεις

Οι πιο χρήσιμες συμβουλές ενός λογιστή δίνονται πριν και όχι μετά. Πριν ανοίξετε δραστηριότητα, πριν αλλάξετε νομική μορφή, πριν αγοράσετε εξοπλισμό, πριν προσλάβετε, πριν ξεκινήσετε πωλήσεις σε άλλη χώρα: σε όλα αυτά υπάρχουν φορολογικές και ασφαλιστικές συνέπειες που είναι πολύ πιο εύκολο να σχεδιαστούν από την αρχή παρά να διορθωθούν αργότερα.

Τι να ρωτήσετε πριν συνεργαστείτε

• Εμπειρία στον κλάδο σας: μια επιχείρηση εστίασης έχει άλλες ανάγκες από ένα e-shop ή έναν ελεύθερο επαγγελματία.
• Ποιος θα σας εξυπηρετεί: ποιο άτομο αναλαμβάνει τον φάκελό σας και πώς επικοινωνείτε μαζί του.
• Χρόνος απόκρισης: σε πόσο χρόνο παίρνετε απάντηση σε ένα επείγον ερώτημα.
• Τι περιλαμβάνει η αμοιβή: ποιες υπηρεσίες καλύπτονται και τι χρεώνεται επιπλέον.
• Πρόσβαση στα στοιχεία σας: πώς και πότε μπορείτε να τα λάβετε αν χρειαστεί.

Ψηφιακά εργαλεία και οργάνωση

Η σχέση με τον λογιστή έχει γίνει πιο ψηφιακή. Τα περισσότερα γραφεία δουλεύουν με ηλεκτρονική αποστολή παραστατικών, κοινόχρηστους φακέλους και προγράμματα που συνδέονται με τα συστήματα τιμολόγησης. Αν η επιχείρησή σας εκδίδει παραστατικά από πρόγραμμα ή από ηλεκτρονικό κατάστημα, ρωτήστε αν μπορεί να συνδεθεί απευθείας, ώστε να μειωθεί η χειροκίνητη καταχώριση και μαζί της τα λάθη.

Ζητήστε επίσης να συμφωνήσετε έναν απλό τρόπο ονομασίας των αρχείων και έναν σταθερό δίαυλο επικοινωνίας. Όταν τα έγγραφα φτάνουν από τρία διαφορετικά κανάλια και με τυχαία ονόματα, χάνεται χρόνος και αυξάνεται η πιθανότητα να ξεχαστεί κάτι.

Η δική σας πλευρά της δουλειάς

Ακόμη και ο καλύτερος λογιστής δεν μπορεί να δουλέψει με ελλιπή στοιχεία. Κρατήστε τα παραστατικά οργανωμένα, ξεχωρίστε τον επαγγελματικό από τον προσωπικό λογαριασμό, και σημειώνετε τι αφορά κάθε δαπάνη όταν δεν είναι προφανές. Αυτή η πειθαρχία μειώνει τον χρόνο, άρα και το κόστος, και μειώνει τα λάθη.

Κόστος και τι το επηρεάζει

Η αμοιβή ενός λογιστικού γραφείου δεν είναι ίδια για όλους, γιατί δεν είναι ίδιος ο φόρτος. Επηρεάζεται από τη νομική μορφή, την κατηγορία των βιβλίων, τον αριθμό των παραστατικών, το αν υπάρχει προσωπικό και πόσο, από ενδοκοινοτικές συναλλαγές και από το πόσο οργανωμένα φτάνουν τα στοιχεία.

Ζητήστε γραπτή προσφορά που να αναφέρει τι περιλαμβάνεται και τι χρεώνεται χωριστά, όπως συμβουλευτικές εργασίες ή έκτακτες υποθέσεις. Η πιο φθηνή προσφορά δεν είναι πάντα η πιο συμφέρουσα: ένα λάθος ή μια εκπρόθεσμη δήλωση κοστίζει συνήθως πολλαπλάσια από τη διαφορά στην ετήσια αμοιβή.

Μια σχέση εμπιστοσύνης

Το λογιστικό γραφείο γνωρίζει στοιχεία της επιχείρησης που ελάχιστοι άλλοι γνωρίζουν. Γι’ αυτό η σχέση πρέπει να βασίζεται σε εμπιστοσύνη και σε καθαρή επικοινωνία. Ένα λογιστικό και φοροτεχνικό γραφείο που εξηγεί τις επιλογές και τις συνέπειές τους, αντί να δίνει μόνο οδηγίες, βοηθά τον επιχειρηματία να παίρνει αποφάσεις με επίγνωση. Και αν κάποια στιγμή χρειαστεί να αλλάξετε συνεργάτη, ζητήστε οργανωμένη παράδοση του φακέλου σας, ώστε η μετάβαση να γίνει χωρίς κενά. Ένα σοβαρό λογιστικό γραφείο δεν έχει πρόβλημα με αυτό.