Καταστροφείς εγγράφων: πώς επιλέγετε σωστά για το γραφείο

Κάθε γραφείο παράγει χαρτί που δεν πρέπει να καταλήξει ολόκληρο στον κάδο. Συμβάσεις, καταστάσεις μισθοδοσίας, αντίγραφα εγγράφων ταυτοποίησης, ιατρικές βεβαιώσεις και λίστες πελατών περιέχουν προσωπικά δεδομένα, και η καταστροφή τους δεν είναι θέμα τάξης αλλά θεσμική υποχρέωση. Ο οδηγός που ακολουθεί εξηγεί τι ζητά το πλαίσιο προστασίας δεδομένων, πώς διαβάζονται τα επίπεδα ασφαλείας και τι αξίζει να ελέγξετε πριν αποφασίσετε τι μηχάνημα θα μπει στο γραφείο σας.

Τι ζητά το πλαίσιο προστασίας δεδομένων

Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων θέτει δύο αρχές που αφορούν άμεσα το φυσικό αρχείο. Η πρώτη είναι ο περιορισμός της περιόδου αποθήκευσης: τα δεδομένα διατηρούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων μόνο για όσο χρόνο απαιτείται για τον σκοπό της επεξεργασίας. Η δεύτερη είναι η ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα, δηλαδή η προστασία από μη εξουσιοδοτημένη επεξεργασία και από τυχαία απώλεια ή καταστροφή, με κατάλληλα τεχνικά ή οργανωτικά μέτρα.

Το άρθρο 32 συμπληρώνει ότι τα μέτρα ασφάλειας επιλέγονται με βάση το επίπεδο κινδύνου, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, καθώς και το κόστος υλοποίησης. Με άλλα λόγια, ο Κανονισμός δεν υποδεικνύει συγκεκριμένο μηχάνημα. Ζητά η επιλογή να είναι ανάλογη με το τι ακριβώς καταστρέφετε.

Στην Ελλάδα, η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα περιγράφει στα οργανωτικά μέτρα ασφάλειας τι πρέπει να ισχύει για το έντυπο αρχείο: συγκεκριμένες διαδικασίες οργάνωσης και ταξινόμησης, φάκελοι με προσωπικά δεδομένα τοποθετημένοι σε φωριαμούς και όχι εκτεθειμένοι σε κοινή θέα, και πολιτική καθαρού γραφείου, ώστε να μην μένουν έγγραφα ή φορητά μέσα χωρίς επίβλεψη πάνω στα γραφεία. Για την ίδια την καταστροφή, η Αρχή παραπέμπει κατ ελάχιστον στην Οδηγία 1/2005, μετά το πέρας της περιόδου που απαιτείται για τον σκοπό της επεξεργασίας.

Πώς διαβάζονται τα επίπεδα ασφαλείας DIN 66399

Το πρότυπο DIN 66399 κατατάσσει τα μηχανήματα ανάλογα με το πόσο μικρό είναι το τελικό κομμάτι χαρτιού. Όσο μικρότερη η επιφάνεια του σωματιδίου, τόσο δυσκολότερη η ανασύνθεση του εγγράφου. Για το χαρτί ισχύουν επτά επίπεδα:

• P-1 και P-2: κοπή σε λωρίδες, με σωματίδια έως 2.000 και 800 τετραγωνικά χιλιοστά αντίστοιχα. Κατάλληλα μόνο για γενικό, μη ευαίσθητο υλικό.
• P-3: σταυρωτή κοπή έως 320 τετραγωνικά χιλιοστά, για συνηθισμένα εμπιστευτικά έγγραφα.
• P-4: έως 160 τετραγωνικά χιλιοστά, για δεδομένα που χρειάζονται αυξημένη προστασία.
• P-5: έως 30 τετραγωνικά χιλιοστά, όταν η ανασύνθεση πρέπει να είναι πρακτικά απίθανη.
• P-6 και P-7: έως 10 και έως 5 τετραγωνικά χιλιοστά, για υλικό πολύ υψηλής ή απόρρητης διαβάθμισης.

Στην πράξη, ένα μηχάνημα P-2 που κόβει σε μακριές λωρίδες δεν προσφέρει ουσιαστική προστασία σε μια κατάσταση μισθοδοσίας. Το ίδιο έγγραφο σε P-5 γίνεται σκόνη χαρτιού.

Ποιο επίπεδο ταιριάζει σε ποιο αρχείο

Η λογική επιλογή ξεκινά από μια απλή καταγραφή: τι ακριβώς πετάτε κάθε εβδομάδα. Για εσωτερικά σημειώματα, προσχέδια και αντίγραφα εργασίας, το P-3 ή το P-4 καλύπτει τις ανάγκες. Για λογιστικά και φορολογικά έγγραφα, φακέλους προσωπικού, ιατρικά δεδομένα ή στοιχεία πελατών, το εύλογο σημείο εκκίνησης είναι το P-5 και πάνω.

Οι επαγγελματικοί καταστροφείς εγγράφων που κυκλοφορούν για χρήση γραφείου καλύπτουν συνήθως το φάσμα από P-4 έως P-7, οπότε η διαφορά εντοπίζεται λιγότερο στην ασφάλεια και περισσότερο στην αντοχή και στην ταχύτητα. Αν το γραφείο έχει μικτό υλικό, η πιο καθαρή λύση είναι ένα μηχάνημα στο υψηλότερο επίπεδο που χρειάζεστε, αντί για δύο διαφορετικά μηχανήματα και μια διαδικασία διαλογής που κανείς δεν θα τηρήσει.

Τα χαρακτηριστικά που κρίνουν την καθημερινή χρήση

Πέρα από το επίπεδο ασφαλείας, τέσσερα στοιχεία καθορίζουν αν το μηχάνημα θα χρησιμοποιείται ή θα μένει στη γωνία:

• Χωρητικότητα ανά πέρασμα, δηλαδή πόσα φύλλα δέχεται ταυτόχρονα. Μικρή χωρητικότητα σημαίνει ότι ο χρήστης θα σπάει τη στοίβα σε δεκάδες παρτίδες.
• Πλάτος εισόδου, ώστε να περνούν φάκελοι και σελίδες Α4 χωρίς δίπλωμα.
• Κύκλος λειτουργίας. Τα οικιακά μοντέλα σταματούν για ψύξη μετά από λίγα λεπτά, ενώ τα επαγγελματικά δουλεύουν συνεχόμενα.
• Όγκος κάδου και θόρυβος, που καθορίζουν πόσο συχνά αδειάζεται και αν μπορεί να σταθεί σε κοινόχρηστο χώρο.

Χρήσιμο είναι επίσης να ελέγξετε αν το μηχάνημα δέχεται συρραπτικά, συνδετήρες, πιστωτικές κάρτες ή οπτικούς δίσκους, γιατί αυτά είναι τα υλικά που συνήθως προκαλούν εμπλοκές.

Μια διαδικασία που στέκεται στην πράξη

Το μηχάνημα από μόνο του δεν αρκεί. Χρειάζεται μια σύντομη, γραπτή διαδικασία: ποιος αποφασίζει πότε λήγει ο χρόνος τήρησης ενός φακέλου, πού μπαίνουν τα προς καταστροφή έγγραφα μέχρι να τεμαχιστούν, ποιος εκτελεί την καταστροφή και πώς τεκμηριώνεται. Ένα κλειδωμένο ερμάριο για το υλικό που περιμένει, σταθερή ημέρα καταστροφής και ένα απλό αρχείο καταγραφής καλύπτουν τις περισσότερες επιχειρήσεις. Αν η καταστροφή ανατίθεται σε εξωτερικό συνεργάτη, ισχύουν οι ίδιες απαιτήσεις ασφάλειας και χρειάζεται σχετική σύμβαση.

Συντήρηση και συνηθισμένα λάθη

Τα περισσότερα προβλήματα προέρχονται από υπερφόρτωση και από έλλειψη λίπανσης. Οι κοπτικοί μηχανισμοί σταυρωτής και μικροκοπής θέλουν περιοδική λίπανση με το ειδικό λάδι του κατασκευαστή, ιδίως όταν ο κάδος γεμίζει συχνά. Άλλα συχνά λάθη είναι ο κάδος που αδειάζει αργά και προκαλεί εμπλοκή, τα πλαστικοποιημένα έγγραφα που μπαίνουν σε μηχάνημα χωρίς σχετική δυνατότητα, και η συνήθεια να μένουν έγγραφα προς καταστροφή σε ανοιχτά καλάθια δίπλα στο μηχάνημα, κάτι που ακυρώνει στην πράξη όλη τη διαδικασία.

Η σωστή επιλογή, τελικά, δεν είναι το ακριβότερο μηχάνημα αλλά εκείνο που ταιριάζει στον όγκο και στην ευαισθησία του αρχείου σας και που το προσωπικό θα χρησιμοποιεί καθημερινά χωρίς τριβές. Ξεκινήστε από το τι καταστρέφετε, επιλέξτε επίπεδο, και μετά κοιτάξτε ταχύτητα και αντοχή.

Πηγές

• Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Οργανωτικά μέτρα. https://www.dpa.gr/el/enimerwtiko/thematikes_enotites/asfaleia/asfaleiaepexergasias/tekmiriwsh_asfaleia_proswpikwn/metra_asgaleia_proswpikwn/organotika_metra
• Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων, Άρθρο 5, Αρχές που διέπουν την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. https://gdpr-info.eu/art-5-gdpr/
• Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων, Άρθρο 32, Ασφάλεια επεξεργασίας. https://gdpr-info.eu/art-32-gdpr/
• Recycling.com, Paper Shredder Security Levels DIN 66399. https://www.recycling.com/paper-shredder-security-levels-din-66399/

Σχετικοί οδηγοί

Δημιουργία λογοτύπου: τι αρχεία να ζητήσετεΤο λογότυπο είναι συνήθως το πρώτο κομμάτι της επιχείρησης που βλέπει κάποιος, σε μια πινακίδα, σε...Απόλυση εργαζομένου: τι ισχύει και τι να ελέγξετεΗ λύση μιας σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου δεν είναι μια απλή ανακοίνωση. Ο νόμος ορίζει συγκεκριμένο...Επαγγελματικό Μασάζ Κατ Οίκον: Από Χαλαρωτικό και Λεμφικό μέχρι ΑθλητικόΌλο και περισσότεροι επιλέγουν να κάνουν μασάζ στον δικό τους χώρο αντί να επισκεφθούν κάποιο κέντρο....