Τι είναι το ERP και το MRP; Εξερευνώντας τα Συστήματα ERP

Η αγορά ενός ERP είναι η εύκολη απόφαση. Το δύσκολο κομμάτι είναι η εφαρμογή του: η μεταφορά των δεδομένων, η αλλαγή των διαδικασιών και η εκπαίδευση των ανθρώπων που θα το χρησιμοποιούν κάθε μέρα. Πολλά έργα καθυστερούν ή αποτυγχάνουν όχι λόγω του λογισμικού, αλλά λόγω κακού σχεδιασμού. Ο οδηγός αυτός περιγράφει πώς οργανώνεται ένα έργο ERP από την πρώτη συζήτηση μέχρι τη σταθερή λειτουργία.

Πρώτο βήμα: καταγραφή των διαδικασιών

Πριν συζητήσετε με οποιονδήποτε προμηθευτή, καταγράψτε πώς δουλεύει σήμερα η επιχείρηση: πώς φτάνει μια παραγγελία, ποιος την καταχωρεί, πώς ενημερώνεται η αποθήκη, πώς εκδίδεται το παραστατικό, πού υπάρχουν διπλοκαταχωρήσεις και πού γίνονται τα λάθη. Αυτή η καταγραφή είναι το πιο χρήσιμο έγγραφο όλου του έργου.

Με αυτό στο χέρι, μπορείτε να ζητήσετε από τον προμηθευτή να σας δείξει πώς καλύπτεται κάθε βήμα. Το τι είναι το ERP γίνεται τότε μια πολύ πιο συγκεκριμένη συζήτηση, με βάση τη δική σας πραγματικότητα και όχι μια γενική παρουσίαση.

Πωλήσεις και παραγγελίες: από εδώ ξεκινούν όλα

Σε μια εμπορική επιχείρηση, η καρδιά του συστήματος είναι η ροή της παραγγελίας. Ένα σύστημα πωλήσεων και παραγγελιών πρέπει να δείχνει στον πωλητή το διαθέσιμο απόθεμα, τις τιμές και τις εκπτώσεις που ισχύουν για τον συγκεκριμένο πελάτη, και το υπόλοιπό του. Όταν αυτά λείπουν, ο πωλητής υπόσχεται πράγματα που η αποθήκη δεν μπορεί να τηρήσει.

Ελέγξτε επίσης πώς συνδέεται το σύστημα με το ηλεκτρονικό σας κατάστημα, αν έχετε, ώστε οι παραγγελίες και τα αποθέματα να συγχρονίζονται χωρίς χειροκίνητη εργασία.

Μεταφορά δεδομένων

Η μεταφορά δεδομένων είναι το στάδιο που υποτιμάται πιο συχνά. Πελάτες, προμηθευτές, είδη, τιμοκατάλογοι και υπόλοιπα πρέπει να περάσουν καθαρά στο νέο σύστημα. Είναι η κατάλληλη στιγμή για καθάρισμα: διπλές καρτέλες πελατών, είδη που δεν πουλάτε πια, κωδικοί χωρίς λογική. Ό,τι μεταφερθεί λάθος θα σας ακολουθεί για χρόνια.

Ζητήστε δοκιμαστική μεταφορά και ελέγξτε δείγματα: μερικούς πελάτες, μερικά είδη και τα υπόλοιπα της αποθήκης, συγκρίνοντάς τα με το παλιό σύστημα.

Παραγωγή και αποθήκη

Σε παραγωγικές επιχειρήσεις, η παρακολούθηση παραγωγής προστίθεται στη ροή, με εντολές εργασίας, καταναλώσεις υλικών και χρόνους. Σε επιχειρήσεις με μεγάλη αποθήκη, το σύστημα διαχείρισης αποθήκης οργανώνει θέσεις και συλλογή παραγγελιών με barcode. Και τα δύο απαιτούν πειθαρχία στην καταχώρηση: αν η βάρδια δεν καταγράφει σωστά, τα δεδομένα δεν είναι αξιόπιστα και οι αναφορές γίνονται άχρηστες.

Σταδιακή ή ταυτόχρονη έναρξη

Υπάρχουν δύο βασικές προσεγγίσεις. Η σταδιακή ενεργοποίηση ξεκινά από ένα τμήμα, για παράδειγμα τις πωλήσεις, και επεκτείνεται. Μειώνει τον κίνδυνο, αλλά σημαίνει ότι για ένα διάστημα λειτουργούν δύο συστήματα παράλληλα. Η ταυτόχρονη έναρξη είναι πιο γρήγορη αλλά πιο απαιτητική, και συνήθως επιλέγεται σε ήρεμη περίοδο του έτους, ποτέ στη μέση της αιχμής.

Εκπαίδευση των χρηστών

Ένα σύστημα αξίζει όσο το χρησιμοποιούν σωστά οι άνθρωποι. Η εκπαίδευση πρέπει να γίνεται ανά ρόλο, με παραδείγματα από την πραγματική δουλειά και όχι με γενικές παρουσιάσεις. Ορίστε έναν ή δύο εσωτερικούς «πρωταθλητές» σε κάθε τμήμα, που θα μάθουν πιο βαθιά και θα βοηθούν τους συναδέλφους τους. Και κρατήστε σύντομες, γραπτές οδηγίες για τις δέκα πιο συχνές εργασίες.

Το πραγματικό κόστος ενός έργου

Η τιμή που ακούγεται στην πρώτη συζήτηση σπάνια είναι το συνολικό κόστος. Υπολογίστε την άδεια χρήσης ή τη συνδρομή, τις ώρες υλοποίησης και παραμετροποίησης, τη μεταφορά δεδομένων, την εκπαίδευση, τυχόν εξοπλισμό όπως σαρωτές barcode, και την ετήσια υποστήριξη. Υπάρχει και ένα κόστος που δεν τιμολογείται: ο χρόνος των δικών σας ανθρώπων, που θα χρειαστεί να δουλέψουν παράλληλα με την καθημερινή δουλειά τους.

Ζητήστε γραπτή ανάλυση με σαφή διαχωρισμό ανάμεσα σε όσα περιλαμβάνονται και σε όσα χρεώνονται επιπλέον, και ρωτήστε τι ισχύει αν το έργο πάρει περισσότερο χρόνο από τον προγραμματισμένο.

Παραμετροποίηση με μέτρο

Κάθε επιχείρηση πιστεύει ότι λειτουργεί μοναδικά, και ως έναν βαθμό αυτό ισχύει. Όσο περισσότερες όμως ειδικές τροποποιήσεις γίνονται στο λογισμικό, τόσο πιο δύσκολη και ακριβή γίνεται κάθε μελλοντική αναβάθμιση. Μια καλή πρακτική είναι να υιοθετείτε την τυπική λειτουργία όπου δεν σας κοστίζει κάτι ουσιαστικό, και να ζητάτε προσαρμογή μόνο εκεί όπου υπάρχει πραγματικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα ή νομική απαίτηση.

Μετά την έναρξη

Οι πρώτες εβδομάδες έχουν πάντα ερωτήσεις και μικρά προβλήματα. Συμφωνήστε από την αρχή πώς δηλώνονται, ποιος απαντά και σε πόσο χρόνο. Μετά από δύο ή τρεις μήνες, αξίζει μια αποτίμηση: τι βελτιώθηκε, τι δυσκολεύει ακόμη και ποιες λειτουργίες δεν χρησιμοποιούνται. Πολλές επιχειρήσεις πληρώνουν για δυνατότητες που ποτέ δεν ενεργοποίησαν, επειδή κανείς δεν επανήλθε στο θέμα μετά την παράδοση.

Σχετικοί οδηγοί

Τι να ζητήσει ένα pet shop από τον προμηθευτή σκυλοτροφώνΓια ένα pet shop ή ένα κτηνιατρείο, η ξηρά τροφή σκύλου είναι από τα προϊόντα που...Γεμιστά donuts στη βιτρίνα: αλλεργιογόνα και σήμανσηΈνα γεμιστό donut μοιάζει απλό προϊόν, όμως πίσω από τη γέμιση, την επικάλυψη και το πασπάλισμα...Διαχείριση social media: τι να ζητήσετε από έναν συνεργάτηΟι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν πια λογαριασμούς στα κοινωνικά δίκτυα. Λιγότερες έχουν απαντήσει στο ερώτημα ποιος τους...